Informacja dotycząca procedury zgłoszeń zewnętrznych
INFORMACJA
dla sygnalistów o zasadach ochrony danych osobowych - umieszczana na stronach BIP (na podstawie art. 48 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów) obowiązująca od dnia 25 grudnia 2024 r.
Mając na względzie cel ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów oraz kierując się dobrem publicznym oraz instytucji, Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji zachęca każdego posiadającego wiedzę o naruszeniach prawa lub mającym na celu obejście prawa, o których mowa w art. 3 ust. 1 powyższej ustawy i w tym celu przedstawia poniższą informację pomocną osobom chcącym dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
Sposoby dokonywania zgłoszeń zewnętrznych oraz dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
W Centralnym Biurze Śledczym Policji, zgłoszenia zewnętrzne można składać przy wykorzystaniu przeznaczonych do tego kanałów komunikacji:
1) pisemnie:
a) za pomocą poczty elektronicznej na adres: sygnalista@cbsp.policja.gov.pl ,
b) listownie na adres: Centralne Biuro Śledcze Policji, u1. Podchorążych 38, 00-463 Warszawa, z dopiskiem „zgłoszenie zewnętrzne – do rąk własnych osoby upoważnionej, nie otwierać w sekretariacie”,
2) ustnie:
a) telefonicznie za pośrednictwem nienagrywanej linii telefonicznej na numer: 477257399. Telefon czynny od poniedziałku do piątku w godzinach 10.00 – 12.00;
b) podczas bezpośredniego spotkania zorganizowanego w siedzibie Centralnego Biura Śledczego Policji w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku sygnalisty o takie spotkanie. Zgłoszenie jest dokumentowane w formie protokołu zgłoszenia zewnętrznego.
Zgłoszenie zewnętrzne powinno zawierać:
1) dane osobowe sygnalisty niezbędne do jego identyfikacji,
2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do jej identyfikacji,
3) adres korespondencyjny sygnalisty lub adres poczty elektronicznej (adres do kontaktu).
Ważne! W Centralnym Biurze Śledczym Policji anonimowe zgłoszenia zewnętrzne nie podlegają rozpoznaniu.
Przed dokonaniem zgłoszenia należy zapoznać się z następującymi dokumentami:
· Procedura zgłoszeń zewnętrznych (link)
· Formularz zgłoszenia zewnętrznego (link)
1. Ochrona sygnalisty
1) sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia i że stanowi informację o naruszeniu prawa,
2) dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione,
3) ochrona tożsamości sygnalisty (dane osobowe) nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty,
4) wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań,
5) na żądanie sygnalisty Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji wydaje, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania zaświadczenie, w którym potwierdza, że sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy z o ochronie sygnalistów,
6) sygnalista, wobec którego dopuszczono się działań odwetowych, ma prawo do odszkodowania lub prawo do zadośćuczynienia na zasadach przewidzianych w ustawie o ochronie sygnalistów.
7) odpowiedzialności karnej na zasadach przewidzianych w ustawie podlega każda osoba, która:
a) uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia,
b) podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą,
c) wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą.
2. Tryb postępowania ze zgłoszeniami - podejmowanie działań następczych
W Centralnym Biurze Śledczym Policji za przyjmowanie zgłoszeń, podejmowanie działań następczych oraz komunikację z sygnalistą, odpowiedzialny jest Wydział Kontroli.
Procedura postępowania ze zgłoszeniami:
1) przyjęcie imiennego zgłoszenia naruszenia prawa,
2) wstępna weryfikacja formalna,
3) rejestracja zgłoszenia,
4) potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia - 7 dni od dnia otrzymania (chyba, że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub osoba upoważniona do przyjęcia zgłoszenia lub podejmowania działań następczych ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty),
5) przekazanie - do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Komendanta Centralnego Biura Śledczego Policji- niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni po poinformowaniu o tym sygnalisty,
6) informacja zwrotna - 3 miesiące od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego. W uzasadnianych przypadkach osoba upoważniona do przyjęcia zgłoszenia lub podejmowania działań następczych przekazuje informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia zewnętrznego.
3. Odpowiedzialność sygnalisty
Dokonanie zgłoszenia może stanowić podstawę odpowiedzialności sygnalisty wyłącznie wówczas, gdy sygnalista:
1) nie miał uzasadnionych podstaw do przyjęcia, że zgłoszenie jest niezbędne do ujawniania naruszenia będącego naruszeniem prawa określonym w ustawie,
2) uzyskał poprzez czyn zabroniony informacje będącą przedmiotem zgłoszenia albo dostęp do takiej informacji.
4. Ochrona poufności
Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji zapewnia, że dostęp do danych osobowych sygnalisty uzyskują tylko osoby upoważnione.
Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie,
z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
5. Zasady przetwarzania danych osobowych
Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji zapewnia, że dane osobowe będą przetwarzane na podstawie:
- art. 6 ust. 1 lit. e) RODO: przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi, w związku z przepisami ustawy z dnia
14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r. poz. 928) – zwanej dalej ustawą o ochronie sygnalistów, w celu realizacji zadań związanych z obsługą zgłoszeń zewnętrznych;
- art. 9 ust. 2 lit. g) RODO w związku z art. 8 ustawy o ochronie sygnalistów – jeżeli taki dane osobowe zawarte są w zgłoszeniu zewnętrznym.
Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
Po tym czasie dane osobowe są usuwane chyba, że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych. Usuwanie danych osobowych, niszczenie dokumentów związanych ze zgłoszeniem dokonuje się w przypadkach i w terminach określonych w art. 8 ust. 4, 8-10 ustawy.
Komendant Centralnego Biura Śledczego Policji zbiera tylko dane niezbędne. Dane niemające znaczenia dla zgłoszenia, nie są zbierane. Dane przypadkowo zebrane są niezwłocznie usuwane, nie później niż do upływu 14 dni od momentu ustalenia, że nie są niezbędne.
6. Inicjowanie zgłoszeń
W przypadku, gdy sygnalista uzna, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych, a naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej organu, w Centralnym Biurze Śledczym Policji rekomenduje się korzystanie z procedury zgłoszeń wewnętrznych.
7. Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Biuro Rzecznika Praw Obywatelskich
al. Solidarności 77
00-090 Warszawa
biurorzecznika@brpo.gov.pl
ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/5krytkaESP)